การเขียนจดหมายธุรกิจ
ความหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งเป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ
เช่น เสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้
ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา
กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ
ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว
ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ
ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายเนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทาง
จึงไม่สะดวกที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูลเป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มากชัดเจน
และมีระบบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อนลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่องและที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมายเนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจเป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง
ในการติดต่อธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไปบริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษต่าง
ๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้
๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง
จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกันหรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้าน
เพื่อสอบถามเรื่องราวต่าง ๆ ที่ต้องการทราบซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึงเป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถาม
ก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถามเพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง
จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อเพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้านเพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการจะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจ
หรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้นวิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมาย
แต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
รูปแบบและส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
หน่วยงานแต่ละแห่งในปัจจุบัน
นิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบที่หลากหลาย
สุดแล้วแต่ว่ารูปแบบใดจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสมที่สำคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดีเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทและจัดวางรูปแบบให้สวยงามไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไปจดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแต่งต่างจากบันทึกเพราะมีรายละเอียดมากกว่า
รูปแบบและส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจมีดังนี้
๑. รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป
พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้
๑.๑ แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า
ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้)
ดังภาพประกอบที่ ๑
๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมายที่อยู่ของผู้รับ
คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วยอยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน
เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย
ส่วนเรื่องจะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกจากนี้ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ
๕–๑๐ ระยะตัวอักษร ดังภาพประกอบที่ ๒
๑.๓. แบบย่อหน้า (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก
แต่อาจนำเอาส่วนเรื่อง พิมพ์อยู่เหนือคำขึ้นต้นก็ได้ ดังภาพประกอบที่ ๓
ลิงค์ด้านล่างเพื่อดูแบบฟอร์มจดหมายตัวอย่าง (เป็นเอกสาร MS-Word)
ภาพที่ ๑
จดหมายธุรกิจแบบบล็อก
ภาพที่ ๒
จดหมายธุรกิจแบบกึ่งบล็อก
ภาพที่ ๓
จดหมายธุรกิจแบบย่อหน้า
ภาพที่ ๔
การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
ภาพที่ ๕
การเว้นที่ว่างในจดหมายธุรกิจ
๒. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจโดยทั่วไป มีส่วนประกอบดังนี้
๒.๑ ที่อยู่ผู้ส่ง เป็นการระบุชื่อและที่*ตั้งของบริษัทห้างร้านหรือกิจการเจ้าของจดหมาย
เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใดและจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใดโดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษทางด้านซ้ายหรือทางด้านขวามือก็ได้ตามปกติบริษัท
ห้างร้าน หรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้แล้ว
ซึ่งมีการออกแบบต่างๆกันไปแต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษัท (Logo) หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์
หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วยเพื่อสะดวกในการติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัวและเนื่องจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อต่อธุรกิจภายในประเทศแล้วการติดต่อค้าขายยังขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากขึ้นและเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูป
ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันไป หากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้ให้พิมพ์ชื่อและที่ตั้งของบริษัทเองโดยมีรายละเอียดไม่เกิน
๓-๔ บรรทัด
๒.๒ เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ.
ให้เขียนเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จัดทำจดหมายฉบับ
ดังกล่าวเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไปเลขที่จดหมายนิยมกำหนดขึ้นโดยเรียงตามลำดับของจดหมายที่จัดทำขึ้นในแต่ละปี
เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทินอย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานหรือกิจการอาจมีวิธีการกำหนดเลขที่จดหมายแตกต่างกันออกไป
๒.๓ วัน เดือน ปี หมายถึง วัน เดือน
ปี ที่เขียนจดหมายเพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง
ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ.
๒.๔ ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง
การระบุชื่อ ตำแหน่ง
และที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สำหรับการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐานในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้นิยมระชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับซึ่งรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วยควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใดควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดา
เพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้องซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้อย่างไรก็ตาม
ผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้เนื่องจากไม่เห็นความจำเป็นทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวกความเหมาะสม
และความต้องการของผู้เขียนแต่ละรายด้วย
๒.๕ เรื่อง หมายถึง
เรื่องหรือสาระสำคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น มีลักษณะคล้ายกับเรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึก
เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับ
ก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายเพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุดประสงค์อย่างไร
เรื่องควรมีลักษณะสั้น กะทัดรัด แต่ได้ใจความสำคัญ
ครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยางอยู่ระหว่าง ๑/๒ - ๑ บรรทัด
แต่หากสาระสำคัญมาก อาจมีความยาวถึง ๒ บรรทัดได้ แต่ทั้งนี้ไม่ควรเกินกว่านี้
ในจดหมายธุรกิจส่วนมากนิยมวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ อย่างไรก็ดี
อาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ
วางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนส่วนคำขึ้นต้น
ทั้งนี้สุดแล้วแต่ความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
๒.๖ คำขึ้นต้น
เป็นการทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย
มีลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนาด้วยการกล่าวว่า “สวัสดี” แต่การใช้คำขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้
“เรียน”ตามด้วยตำแหน่งหรือชื่อของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง
แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๗ เนื้อหาหรือใจความสำคัญ หมายถึง
ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียน ตามปกติแล้ว จะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน
ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย อาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้
ในการพิมพ์จดหมายให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน ๑ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว
และแต่ละย่อหน้าห่างกัน ๒ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว
๒.๘ คำลงท้าย เป็นการอำลาผู้อ่าน
โดยทั่วไปนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”
แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น
และถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๙ ลายมือชื่อ
เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย
๒.๑๐ ชื่อเต็ม หมายถึง
การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล
และคำนำหน้าบอกสถานภาพตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔
ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อ
นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วย
โดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
๒.๑๑ ข้อสังเกตอื่น ๆ
ในส่วนต่อจากลายมือชื่อและการพิมพ์ชื่อเต็ม
ผู้เขียนจดหมายธุรกิจอาจรวมข้อสังเกตอื่น ๆ
ไว้ชิดเส้นกั้นหน้าด้วยในกรณีที่มีความจำเป็นอันได้แก่
๒.๑๑.๑ สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง
ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น
ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการ นิยมบอกเป็นเลขลำดับ อย่างไรก็ดี
บางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ
อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
๒.๑๑.๒ อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์
หมายถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์
ให้นำพยัญชนะต้นของชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนามและผู้พิมพ์มาเขียนย่อไว้
โดยระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรกและอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลังเช่น
ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่านายวิฑูรย์ มานะวิทย์ ก็จะได้อักษรย่อชื่อผู้ลงนามว่า วม
และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวสุนทรี วิริยะ อักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ คือ สว ดังนั้น
จึงสามารถระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ว่า วม/สว
๒.๑๑.๓ สำเนาส่ง หมายถึง
ส่วนที่แจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า ผู้ส่งได้จัดทำสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลใดทราบบ้างแล้ว
โดยพิมพ์ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อเป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
หากมีสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลมากกว่าหนึ่ง
นิยมบอกเป็นเลขลำดับเพื่อความชัดเจน
๒.๑๑.๔ ปัจฉิมลิขิต
ซึ่งใช้อักษรย่อว่า ป.ล. หมายถึง
ส่วนข้อความที่ผู้เขียนต้องการเพิ่มเติมหรือเน้นเป็นพิเศษ ในทางปฏิบัติแล้ว
ไม่ควรใช้ส่วนนี้ในจดหมายธุรกิจ เพราะอาจทำให้ผู้รับ จดหมายเกิดความรู้สึกว่า
ผู้เขียนไม่รอบคอบพอ จึงลืมระบุประเด็นบางอย่างไว้ในตัวจดหมายและ จำเป็นต้องมาเพิ่มไว้ในต้อนท้าย
การระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้กรณีของจดหมายเสนอขายเท่านั้น เช่น
ในกรณีที่ต้องการย้ำเตือนผู้อ่านเกี่ยวกับข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของบริษัท
๓. การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
ตามปกติ จดหมายธุรกิจควรสั้นและกระชับ
และไม่ควรมีความยาวเกินกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ แต่ในบางโอกาสซึ่งมีน้อยมาก
จดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ ในกรณีเช่นนี้
ในกระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป ต้องมีข้อความไม่น้อยกว่า ๓ บรรทัด
และให้ใช้กระดาษที่ไม่มีตัวจดหมายสำเร็จรูป แต่เป็นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกันกับแผ่นแรก
และประกอบด้วยข้อมูล ๓ อย่าง ชื่อต้องพิมพ์ไว้ที่ส่วนบนของกระดาษ
ห่างจากของกระดาษด้านบนประมาณหนึ่งนิ้วครึ่ง คือ ๑ ชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับจดหมาย
แล้วแต่กรณี โดยให้สอดคล้องกับแผ่นแรก คือ ๒ เลขหน้าซึ่งใช้คำว่า “หน้า” ตามด้วยหมายเลขบอกหน้า คือ
๓ วัน เดือน ปี ดังภาพที่ ๔
๔. ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
การพิมพ์จดหมายธุรกิจมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
๔.๑ ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ x ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A๔
และเป็นสีเดียวกับ ซอง
๔.๒ ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
๔.๓ รักษาความสะอาด และระมัดระวังในเรื่องของรูปแบบการจัดวางรูปจดหมาย
ตัวสะกด การันต์ และการแบ่งวรรคตอน
๔.๔
เว้นเนื้อที่ว่างขอบกระดาษด้านบนและของกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า ๑.๕ นิ้ว
ดังภาพประกอบที่ ๕
๔.๕ จัดทำสำเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง
เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงหรือติดตามเรื่องต่อไป